Proces projektowania wnętrz to długa i wieloetapowa droga, w której projektant i inwestor muszą ściśle współpracować, by efekt końcowy zachwycił i zadowolił obie strony. Klient i jego potrzeby powinny być od samego początku wyeksponowane i wtopione w powstające wnętrza. Zaufanie, jakim inwestor obdarza projektanta wnętrz czy architekta, powinno zaowocować projektem miejsca, w którym będzie można  czuć się komfortowo oraz cieszyć się wysmakowaną estetyką.

Pierwszy kontakt obu stron procesu projektowego jest zatem niezwykle ważnym momentem, w którym można się zarówno wzajemnie poznać, jak również określić potrzeby, możliwości i oczekiwania. Jak więc poprowadzić wstępne spotkanie, aby ustalić najważniejsze wytyczne projektu oraz dobrze się zaprezentować?

Pierwsze wrażenie

Moment zapoznania się z klientem jest niezwykle istotny. Podczas pierwszego  spotkania warto zadbać o komfortową atmosferę i otwartą postawę wobec rozmówcy. Pokazując klientowi entuzjazm, zaangażowanie i chęć pomocy, można zbudować poczucie, że zadanie będzie wykonane dobrze i profesjonalnie. Jeśli klient nie zna naszych projektów, warto przedstawić mu swoje portfolio i  pokrótce opisać posiadane doświadczenie.  Inwestor powinien  odczuć, że jego potrzeby są ważne i będziemy mieć je na uwadze w naszej pracy.

Postać inwestora – klienta

Kolejny etap spotkania powinien skupić się na inwestorze. Czasami pojawia się konieczność zachęcenia klientów do przedstawienia ich oczekiwań – warto uważnie słuchać, na co kładą największy nacisk i o czym najchętniej rozmawiają.

Powinny tutaj zadać  pytania m.in. o:

• Preferencje stylowe, upodobania kolorystyczne, materiałowe (w przypadku trudności z ich określeniem, warto posłużyć się przykładowymi zdjęciami, czy projektami).

• Ilość domowników, ich wiek i główne zajęcia (np. czy są wśród domowników osoby uczące się lub pracujące w domu).

• Prowadzony styl życia, przyzwyczajenia, potrzeby. Warto dowiedzieć się, czy inwestorzy preferują gotowanie w domu, czy prowadzą “dom otwarty” z częstymi gośćmi, czy posiadają zwierzęta oraz jakie posiadają hobby.

– Elementy wykluczone w projekcie. Chodzi tu o elementy, których klienci absolutnie sobie nie życzą lub nie potrzebują. Czasami mogą to być rzeczy zupełnie zaskakujące, dlatego tak ważne jest zadanie tego pytania na tym etapie współpracy.

• Meble, sprzęty, rzeczy, które klienci chcieliby ze sobą zabrać do nowego domu bądź mieszkania (nierzadko są to długie listy bibelotów, mebli czy np. dzieł sztuki, które również muszą znaleźć swoje miejsce w nowym projekcie).

• Budżet przeznaczony na wykończenie wnętrz. Jeżeli inwestor nie potrafi określić takiego kwoty, warto zapytać o preferowane widełki cenowe materiałów oraz omówić realność wstępnych założeń.

Bardzo trudnym, ale zarazem ważnym elementem tej części rozmowy jest szczerość ze strony projektanta. Często już na tym etapie można wyczuć, iż oczekiwania klientów mogą być nierealne lub niekorzystne. Mogą to być założenia dotyczące niefunkcjonalnych, a nawet niebezpiecznych rozwiązań czy też np. błędnie oszacowanego budżetu. W takich przypadkach należy jak najwcześniej zwrócić klientowi uwagę na takie kwestie i nie obiecywać, że wszystko uda się pomyślnie zrealizować (licząc na późniejszą możliwość wyjaśnienia problematycznych sytuacji).

Dane do projektu

Po zapoznaniu się z oczekiwaniami klienta, konieczne jest zebranie materiałów do dalszej pracy. Niezbędne okażą się  wszelkie powstałe plany, projekty architektoniczne, projekty instalacji itd. Oczywiście każda sytuacja jest inna – wszystko zależy od etapu, w którym znajduje się inwestycja. Często pojawia się np. konieczność wykonania pomiarów w miejscu realizacji, o czym należy również poinformować inwestorów.

Strona formalna procesu projektowego

Jednym z największych (o ile nie największym) błędem w kształtowaniu współpracy jest brak konkretnych ustaleń formalnych. Stąd też niezwykle ważną kwestią jest sporządzenie szczegółowej umowy. Dokument powinien wyraźnie określać zakres prac, obowiązki obu stron, terminy lub ramy czasowe na wykonanie projektu.  Powinno w nim zostać również jasno sprecyzowane wynagrodzenie dla projektanta oraz sposób płatności.

Podsumowanie

Wypełnienie przytoczonych założeń z pewnością pomoże nam w sprawnym rozpoczęciu prac projektowych. Pamiętajmy o indywidualnym podejściu do każdego zlecenia. Klienci, ich oczekiwania i potrzeby są przecież różne. Zdobycie ich zaufania, wybadanie potrzeb i upodobań, zebranie niezbędnych danych oraz wreszcie ustalenie zasad współpracy to doskonała baza wyjściowa do owocnej współpracy dla obu stron.